引言：为什么邀请函如此重要？

当您希望邀请父母、配偶、子女或其他亲属来日本短期探亲或团聚时，办理“短期滞在”签证（通常为90天以内）是必不可少的步骤。在这个过程中，邀请函（招へい理由書）起着至关重要的作用。它不仅是签证申请的核心材料之一，更是向日本入国管理局（Immigration Services Agency）和驻外使领馆证明邀请目的真实性、确保申请人不会非法滞留的关键文件。

一份逻辑清晰、信息准确、态度诚恳的邀请函，能够大大提高签证通过率。本文将为您提供详细的填写指南、实用的模板以及注意事项，助您顺利邀请亲人赴日团聚。

一、 基础知识：什么是邀请函？

在日本签证申请体系中，探亲签证通常需要提交以下两份核心文件：

  1. 招へい理由書 (Letter of Reason for Invitation)：即邀请理由书，说明为什么要邀请对方，以及双方的关系。
  2. 滞在予定表 (Schedule of Stay)：即行程表，说明亲人在日本期间的详细安排。

注：目前日本大部分领区的签证申请已转为电子化（COE申请），但填写的内容逻辑和所需信息与纸质版一致。

二、 邀请函（招へい理由書）详细填写指南

以下我们将按照邀请函的常见栏目，逐一讲解填写要点。假设您是邀请人（在日人员），您的亲人是被邀请人。

1. 招へい機関（邀请人）信息

这部分填写您作为邀请人的信息。

  • 氏名（姓名）：填写您的全名（汉字与片假名）。
  • 生年月日：填写您的出生年月日。
  • 国籍：填写“中国”。
  • 住所：填写您在日本的详细住址（邮编、都道府县、区市町村、丁目番地、公寓名、房间号）。
  • 電話番号：填写您的日本手机号码。
  • 職業：填写您的工作状态，如“会社員”（公司职员）、“自営業”（个体经营）、“留学生”等。
  • 在留資格：填写您目前的签证类型，如“技術・人文知識・国際業務”（工作签）、“永住者”（永居）、“日本人の配偶者等”（配偶签）、“定住者”（定住签）等。
  • 在留期間：填写您签证的有效期，如“3年”、“5年”或具体的截止日期。
  • 招へい人との関係：填写您与被邀请人的关系，如“父”、“母”、“配偶者”等。

2. 招へい目的・理由（邀请目的与理由）

这是整份文件的灵魂。

  • 招へい目的：简明扼要，例如“親族来日・観光”（亲属来日观光）、“出産・育児の手伝い”（生产育儿帮忙）、“結婚式参列”（参加婚礼）。
  • 招へい理由：详细说明为什么必须邀请，以及双方的交流历史。重点在于证明“亲情纽带”和“短期滞留的必然性”。
    • 写法示例：说明多久没见面了，这次来是为了什么具体的家庭活动（如看孙子、过春节、照顾月子等），并强调您会负担费用，确保对方不会非法打工。

3. 招へい期間・滞在予定（邀请期间与停留安排）

  • 招へい期間：填写具体的起止日期（YYYY/MM/DD - YYYY/MM/DD）。
  • 滞在予定：这里通常简要概括，详细行程需参考单独提交的《滞在予定表》。
    • 要点：说明住宿地点（通常填写您的住所），以及是否承担所有费用。

4. 住居の確保（确保住所）

  • 通常勾选“招へい人の住居に同居”（与邀请人同住）。
  • 如果是安排酒店，需填写酒店名称和电话。

5. 費用の負担（费用负担）

这是签证官判断申请人是否会有经济困难从而非法滞留的重要依据。

  • 全部額：通常勾选“招へい人が全額負担”（邀请人负担全部）。
  • 内訳：如果勾选了邀请人负担，通常不需要填写详细内訳，但如果邀请人只负担部分（如仅负担住宿和机票，生活费由被邀请人自理），则需要如实填写。
  • 身元保証人（保证人）：
    • 如果邀请人是日本国籍或永住者，邀请人自动就是保证人。
    • 如果邀请人是持有工作签证或配偶签证的外国人，通常不需要找身元保証人（只需邀请人即可）。注意：部分领区或特定情况可能仍需身元保証人，请务必确认当地使领馆最新要求。

三、 模板示例（可直接参考修改）

为了方便您理解，以下提供一个标准的探亲签证邀请函模板（以邀请父母为例）。

【模板】招へい理由書

1. 招へい機関（邀请人）

  • 氏名：王 二 (WANG ER)
  • 生年月日：1990年01月01日
  • 国籍：中国
  • 住所：〒123-4567 東京都港区六本木X-X-X X号室
  • 電話番号：090-1234-5678
  • 職業：会社員
  • 在留資格：技術・人文知識・国際業務
  • 在留期間：2025年12月03日 まで
  • 招へい人との関係：父

2. 招へい目的・理由

  • 招へい目的：親族来日・観光
  • 招へい理由： 私は現在、日本で就労しており、約2年ぶりに実の両親（招へい人との関係：父、母）を日本に招待し、日本の文化や美しい景色を体験していただきたいと考えております。 私は仕事に忙殺され、なかなか帰国する機会がなく、両親にも会えておりません。本年が父の還暦に当たるため、記念として日本各地を旅行して過ごしたいと考え、招待することにしました。 招へい期間中は、私の自宅に同居していただき、食事や生活の面倒を見ながら、家族団欒の時間を過ごす予定です。両親は中国での定年退職後、年金生活をしており、日本での不法就労等の可能性は全くありません。また、招へい期間終了後は、確実に帰国するものと確信しております。

3. 招へい期間・滞在予定

  • 招へい期間：2024年10月01日 ～ 2024年12月30日（90日間）
  • 滞在予定：招へい人（私）の自宅に滞在し、週末等に観光を行う予定です。（詳細は別紙「滞在予定表」参照）

4. 住居の確保

  • 招へい人の住居に同居（自宅の確保済み）

5. 費用の負担

  • 招へい期間中の招へい人及び被招へい人の渡航費用、滞在費用、生活費等は、全て招へい人が全額負担します。
    • 旅費：往復航空券代（約20万円）
    • 滞在費：食費、光熱費、観光費等（約30万円）
    • 合計：約50万円（招へい人の貯金で負担）

6. 申請代理人（如适用）

  • （通常不需要填写，除非委托行政书士等代理）

四、 滞在予定表（行程表）的制作要点

除了邀请函，行程表（Schedule of Stay）也是必填项。签证官通过它来判断您的行程是否合理。

填写要点：

  1. 日期：按天填写，不要有遗漏。
  2. 行动内容：具体写明每天去哪里、做什么。
  3. 住宿：写明当天住在哪里（通常是您的地址）。
  4. 交通手段：如果是旅游，可以写“JR”、“飞机”、“自家用车”等。

行程表示例（以东京、大阪旅游为例）：

日付 行動内容 住宿 交通手段
10⁄01 成田空港着。迎えにいき、自宅へ移動。休息。 東京都港区 電車
10⁄02 東京観光（浅草、スカイツリー） 東京都港区 電車
10⁄03 東京観光（ディズニーランド） 東京都港区 電車
… … … …
10⁄10 新幹線で大阪へ移動。ユニバーサルスタジオジャパン 大阪市 新幹線
… … … …
12⁄29 買い物、準備 東京都港区 電車
12⁄30 成田空港へ移動、帰国 - 電車

注意：行程表不需要过于复杂，但要符合逻辑，且住宿地点要明确。

五、 常见问题与注意事项 (Q&A)

Q1: 邀请函必须用日语写吗？ A: 是的，提交给日本入管局和领事馆的官方文件，必须使用日语填写。如果被邀请人不会写，通常由在日邀请人代为填写并打印。

Q2: 身元保証人（保证人）一定要找吗？ A: 对于持有工作签证、配偶签证的在日外国人邀请父母探亲，目前大部分情况下不需要专门的身元保証人，邀请人自己填写即可。但如果您持有的是“留学”签证，或者在某些特定领区（如沈阳、香港等），可能仍需要日本籍或永住者的朋友/亲戚做保证人。请务必咨询当地代办机构或使领馆。

Q3: 邀请人的收入证明需要提交吗？ A: 虽然邀请函本身不包含收入证明，但为了证明您有能力承担费用，通常建议您提交课税证明书或存款证明（特别是当您承担全部费用时）。

Q4: 如果邀请人是日本国籍，还需要填写邀请函吗？ A: 需要。如果是日本人邀请中国亲属，流程略有不同，但同样需要提交类似的邀请理由书和身元保証书（此时日本人就是保证人）。

Q5: 邀请函可以手写吗？ A: 可以，但为了保证字迹清晰、易于辨认，强烈建议使用电脑打印，手写部分仅限于签名（如果要求签名的话）。

六、 结语

撰写日本探亲签证邀请函并不复杂，核心在于“诚实”与“细节”。只要您清楚地阐述了双方的关系、邀请的真实目的，并证明了您有足够的经济能力支持亲人在日期间的开销，且行程安排合理，通常都能顺利获批。

希望这份详细的指南和模板能帮助您顺利完成材料准备，早日与亲人团聚在日本！如果您在填写过程中遇到特殊情况（如邀请人刚入职、资金来源复杂等），建议咨询专业的行政书士或签证代办机构。